Trello, Notion ou Kanban Pesquisa: qual usar para organizar o TCC

Antes de tudo: quem escreveu este guia

Este guia é do Kanban Pesquisa, uma das três ferramentas comparadas. Por isso, a regra foi escrever como gostaríamos que escrevessem sobre nós: descrever cada ferramenta pelo que ela faz hoje, dizer onde as outras são melhores e para quem o Kanban Pesquisa não serve.

Os limites dos planos gratuitos do Trello e do Notion foram conferidos nas páginas oficiais de preços em 3 de novembro de 2026. Planos mudam: confira antes de decidir.

A resposta curta

• Escolha o Trello se você quer um quadro simples, já conhece a ferramenta e guarda as referências em outro lugar.
• Escolha o Notion se você gosta de montar o próprio sistema e quer anotações, rascunhos e tarefas nas mesmas páginas.
• Escolha o Kanban Pesquisa se você quer começar com as etapas do TCC prontas e ter as referências, as citações, as reuniões e quem orienta no mesmo projeto e, se o TCC for uma revisão, fazer a triagem e o fichamento ali mesmo.

Os três têm plano gratuito que dá conta de um TCC. A diferença está no quanto você precisa montar e no que fica fora da ferramenta.

O que o TCC pede de uma ferramenta

Um TCC dura de um a dois semestres e passa por etapas parecidas em quase todo curso: tema, projeto, revisão de literatura, coleta ou desenvolvimento, escrita, revisão e banca. Para acompanhar isso, a ferramenta precisa resolver cinco coisas:

• Etapas e prazos à vista, para saber o que fazer nesta semana.
• Um lugar para as referências, com a citação no formato que o curso pede (em geral, ABNT).
• Um jeito de quem orienta acompanhar sem você mandar relatório.
• O registro das reuniões de orientação: o que foi combinado e para quando.
• Custo zero, ou perto disso, durante todo o trabalho.

Se o TCC for uma revisão de literatura, somam-se duas: selecionar os artigos da busca (a triagem) e anotar cada um que ficou (o fichamento). A seção sobre revisões, mais abaixo, compara as três ferramentas nisso.

Use essa lista para ler as seções abaixo. Uma ferramenta que resolve três dos cinco itens pode bastar, se você já tem como cuidar dos outros dois.

Trello: o quadro mais simples de começar

O Trello é um quadro Kanban de uso geral: colunas, cartões e pouca coisa além disso na primeira tela. Essa é a força dele. Em cinco minutos você cria as colunas A fazer, Fazendo e Feito, um cartão por etapa e os prazos.

Onde ele é melhor. É muito conhecido, então é comum que quem orienta já tenha conta. Tem aplicativo para Android e iPhone, cartões ilimitados no plano gratuito e um catálogo grande de extensões (os Power-Ups) e de automações, com 250 execuções de automação por mês no gratuito.

Onde ele fica atrás para o TCC. Não tem lugar para referências nem gera citações: você vai precisar do Zotero ou de uma planilha ao lado. O calendário e a linha do tempo só existem nos planos pagos. No gratuito, os anexos vão até 10 MB por arquivo, e o plano vale para até 10 colaboradores e 10 quadros por Workspace.

Notion: um caderno que vira o que você montar

O Notion é um espaço de páginas e bancos de dados. Ali, o quadro Kanban é uma das formas de ver um banco de dados que você mesmo monta, com as colunas e os campos que quiser. Dá para ter, no mesmo lugar, o cronograma, as anotações de leitura e o rascunho de um capítulo.

Onde ele é melhor. É o mais flexível dos três e o melhor para escrever e anotar. Há muitos modelos de TCC feitos por quem usa. Para uma pessoa sozinha, o plano gratuito não limita páginas nem blocos. E quem tem e-mail de uma instituição de ensino superior pode usar o plano Plus de graça, para uma pessoa, com até 100 convidados e 30 dias de histórico.

Onde ele fica atrás para o TCC. A flexibilidade cobra montagem: o sistema é você quem desenha e mantém. Não há gerador de citações; as referências viram uma tabela preenchida à mão ou ficam no Zotero. No gratuito, os arquivos vão até 5 MB, o histórico das páginas cobre 7 dias, o espaço com duas ou mais pessoas tem limite de blocos e quem orienta entra como convidado, até 10.

Kanban Pesquisa: feito para o trabalho acadêmico

O Kanban Pesquisa é um quadro Kanban criado no Brasil só para a pesquisa: TCC, iniciação científica, mestrado, doutorado e grupos de pesquisa. Ao criar o projeto, você escolhe o tipo de trabalho, e o quadro já começa com as etapas dele.

Onde ele é melhor. Junta no mesmo projeto o que, nas outras, fica em ferramentas separadas:

• Referências por DOI, com os dados do artigo preenchidos e a citação copiada em ABNT, APA, AMA, Vancouver ou Chicago. Também importa as referências exportadas do Zotero.
• Quem orienta acompanha com acesso de Leitura, que não conta no limite de 5 editores por projeto do plano gratuito.
• Atas e decisões das reuniões ficam em Documentos, no mesmo projeto das tarefas.
• PDFs dos artigos guardados no projeto: até 50 MB cada e 100 MB no total, no gratuito.
• Triagem de artigos e fichamento, se o TCC for uma revisão: a triagem com PRISMA em todos os planos, o fichamento nos pagos. A próxima seção mostra os dois.
• O Juno, o assistente de IA, monta as primeiras tarefas de cada projeto, também no gratuito, com limite de uso.

Onde ele fica atrás. Com a mesma franqueza das outras seções:

• O gratuito tem 2 projetos ativos. Para o TCC basta, mas o Trello e o Notion deixam você organizar muito mais coisas sem pagar.
• O fichamento é dos planos pagos. No gratuito, a triagem vem completa, mas a ficha de cada artigo, não.
• Não tem aplicativo de loja. Funciona no navegador do celular, sem o aplicativo que o Trello e o Notion oferecem.
• Não é lugar de escrever o texto. O TCC continua no Word, no Google Docs ou no Overleaf; o projeto guarda os links desses arquivos.
• É mais novo e menor. Tem menos integrações e menos modelos feitos por quem usa.
• Serve só para pesquisa. Para organizar a vida inteira num lugar só, o Notion é melhor.

Se o TCC for uma revisão: triagem e fichamento

Muitos TCCs são revisões de literatura, ou têm uma revisão no meio. Aí entram duas etapas que um quadro de tarefas comum não cobre: a triagem, em que você decide quais artigos da busca entram, e o fichamento, em que você anota cada artigo que ficou.

No Trello, cada artigo vira um cartão, com etiquetas para incluir ou excluir e o resumo na descrição. Funciona com algumas dezenas de artigos; com centenas, o quadro fica difícil de ler, e a contagem para o fluxograma PRISMA sai à mão.

No Notion, os artigos viram um banco de dados com um campo de decisão, e cada um ganha uma página de ficha. É o melhor dos dois para fichar, porque a página aceita qualquer estrutura. Mas a triagem a dois, sem um ver a decisão do outro, as duplicatas e os números do PRISMA ficam por sua conta, e a citação com a página você monta à mão.

No Kanban Pesquisa, as duas etapas fazem parte do projeto:

• Triagem em todos os planos, inclusive no gratuito. Importe as referências das bases ou do Zotero (até 200 por importação no gratuito) e decida em duas fases, título e resumo e depois texto completo, com Incluir, Talvez ou Excluir e o motivo de cada exclusão.
• Triagem em dupla. Cada pessoa decide sem ver a decisão da outra (o modo cego), e as divergências aparecem como conflitos para resolver. Serve, por exemplo, para quem orienta conferir a sua seleção.
• Duplicatas e PRISMA. Os artigos repetidos entre as bases aparecem para você juntar, e o fluxograma PRISMA 2020 sai pronto, com os números da triagem.
• Fichamento nos planos pagos. Cada referência tem uma ficha com objetivo, método, principais achados e como você usa o artigo, mais as citações diretas com a página, copiadas em ABNT, APA ou Chicago. As fichas saem num documento do projeto ou num arquivo Markdown.
• Juno nos planos pagos. Opina sobre um artigo na triagem, ordena a lista pelos mais prováveis e propõe a ficha a partir do PDF, sem nunca decidir nem gravar nada no seu lugar.

Comparação lado a lado

Tabelas assim simplificam: cada ferramenta chama as coisas de um jeito, e um “sim” nem sempre conta a história toda. Use a tabela para achar a diferença que importa para você e leia a seção da ferramenta.

Dá para usar mais de uma

Não precisa ser uma só. Algumas combinações que funcionam bem:

• Trello e Zotero: o quadro cuida dos prazos, e o Zotero, das referências e das citações no Word.
• Notion e Zotero: o Notion guarda as anotações e os rascunhos, e o Zotero gera as citações.
• Kanban Pesquisa e Google Docs: o projeto guarda tarefas, referências e reuniões, e o texto fica no Docs, com o link na tarefa.

O que não funciona é manter o mesmo cronograma em dois lugares. Escolha uma ferramenta para os prazos e deixe as outras para o resto.

Como decidir em 15 minutos

Comparações ajudam, mas um teste com o seu próprio trabalho decide melhor. Separe 15 minutos e siga o mesmo roteiro em cada ferramenta:

1. Crie o projeto do TCC e as cinco próximas tarefas, com prazo.
2. Adicione um artigo que você vai citar e tente copiar a citação em ABNT.
3. Convide quem orienta, ou veja como seria o convite.
4. Registre a última reunião de orientação: o que foi combinado e para quando.
5. Abra no celular e procure a tarefa desta semana.

Fique com a ferramenta em que você terminou o roteiro com menos esforço. Para ver o Kanban Pesquisa antes de criar a conta, o projeto de exemplo abre sem login, com um quadro já preenchido.